Il existe un certain nombre de solutions logicielles SOP qui peuvent fournir à la direction les outils nécessaires pour documenter, enregistrer et transformer les procédures en actions de travail compréhensibles. Un logiciel efficace doit fournir aux travailleurs le soutien dont ils ont besoin pour améliorer leurs performances professionnelles.
Nous avons dressé une liste de fonctionnalités que le logiciel SOP de base devrait avoir ou exécuter :
Hub centralisé pour les SOP: Un système unifié devrait avoir une sorte de hub auquel les travailleurs peuvent accéder pour rechercher et trouver des documents mis à jour en un seul endroit. Cela garantit que les employés peuvent trouver tout ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.
Workflows d'approbation SOP: Les SOP doivent passer par un processus d'assurance qualité pour s'assurer que les produits répondent aux exigences avant la distribution au client. Le bon programme doit saisir qui approuve quoi afin qu'il y ait une piste d'audit claire des procédures qui ont été approuvées et quand. Cela permet d'éliminer toute confusion entourant les procédures et constitue une méthode de tenue de dossiers fiable à laquelle se référer en cas de roulement du personnel.
Capacités de partage et d'autorisation: Quel que soit le logiciel SOP numérique que vous choisissez, il doit disposer de privilèges de partage et d'autorisation tout en protégeant les documents confidentiels contre tout accès non autorisé. Le fait d'avoir des procédures facilement accessibles garantit une collaboration de qualité entre tous les travailleurs impliqués dans un projet.
Modèles de POS: Le logiciel doit être livré avec des modèles standard à utiliser. Celles-ci vous feront gagner du temps lors de la création de documents et vous donneront une meilleure idée de ce à quoi ressemblent les SOP.
Capacité à standardiser les procédures internes: Un système d'exploitation doit être capable d'organiser et de standardiser efficacement les procédures à chaque étape du processus de création de documents, y compris la mise à jour et l'audit. Cela peut considérablement améliorer la façon dont les usines de fabrication créent des SOP et conduire à une meilleure documentation à long terme.
Module de formation et de certification des employés: Un programme logiciel efficace devrait inclure un module qui indique aux travailleurs quels cours de formation doivent être suivis pour montrer qu'ils comprennent le matériel de la POS. Le suivi de ces informations aide également la direction à mieux comprendre qui ne suit pas les directives de conformité SOP et comment combler les lacunes dans les connaissances.
