Es gibt eine Reihe von SOP-Softwarelösungen, die dem Management die Tools zum Dokumentieren, Aufzeichnen und Umwandeln von Verfahren in verständliche Arbeitsmaßnahmen zur Verfügung stellen können. Effektive Software sollte Arbeitnehmern die Unterstützung bieten, die sie benötigen, um ihre Arbeitsleistung zu steigern.
Wir haben eine Liste von Funktionen zusammengestellt, die grundlegende SOP-Software haben oder ausführen sollte:
Zentralisierter Hub für SOPs: Ein einheitliches System sollte über eine Art Hub verfügen, auf den Mitarbeiter zugreifen können, um aktualisierte Dokumente an einem einzigen Ort zu suchen und zu finden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter das finden, was sie brauchen, wenn sie es brauchen.
SOP-Genehmigungsworkflows: SOPs müssen einen Qualitätssicherungsprozess durchlaufen, um sicherzustellen, dass die Produkte die Anforderungen erfüllen, bevor sie an den Kunden vertrieben werden. Das richtige Programm sollte festhalten, wer was genehmigt, damit es einen klaren Audit-Trail darüber gibt, welche Verfahren wann genehmigt wurden. Dies trägt dazu bei, Verwirrung in Bezug auf Verfahren zu beseitigen, und ist eine zuverlässige Aufzeichnungsmethode, auf die im Falle einer Mitarbeiterfluktuation verwiesen werden kann.
Freigabe- und Berechtigungsfunktionen: Unabhängig davon, für welche digitale SOP-Software Sie sich entscheiden, sollten Sie über Freigabe- und Berechtigungsrechte verfügen und gleichzeitig vertrauliche Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen. Leicht zugängliche Verfahren gewährleisten eine qualitativ hochwertige Zusammenarbeit zwischen allen an einem Projekt beteiligten Mitarbeitern.
SOP-Vorlagen: Die Software sollte mit Standardvorlagen zur Verwendung geliefert werden. Diese sparen Ihnen Zeit bei der Dokumentenerstellung und geben Ihnen eine bessere Vorstellung davon, wie SOPs aussehen.
Fähigkeit, interne Abläufe zu standardisieren: Ein Betriebssystem sollte in der Lage sein, Verfahren während jedes Schritts des Dokumenterstellungsprozesses, einschließlich Aktualisierung und Prüfung, effektiv zu organisieren und zu standardisieren. Dies kann die Art und Weise, wie Produktionsstätten SOPs erstellen, drastisch verbessern und langfristig zu einer besseren Dokumentation führen.
Mitarbeiterschulungs- und Zertifizierungsmodul: Ein effektives Softwareprogramm sollte ein Modul enthalten, das den Arbeitnehmern mitteilt, welche Schulungen absolviert werden müssen, um zu zeigen, dass sie das SOP-Material verstehen. Das Nachverfolgen dieser Informationen hilft dem Management auch besser zu verstehen, wer die SOP-Compliance-Richtlinien nicht befolgt, und wie Wissenslücken geschlossen werden können.
